Die verpflichtende Einführung
der E-Rechnung
Grundlage
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland steht bevor und wird ab dem Jahreswechsel 2024/25 für viele Unternehmen zur Pflicht.
Mit dieser Umstellung verfolgt die Bundesregierung das Ziel, die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen voranzutreiben und gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Rechnungslegung zu stärken.
Was bedeutet die verpflichtende Einführung der E-Rechnung?
Die neue Regelung verlangt, dass Rechnungen zukünftig in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Klassische PDF-Dateien oder Papierbelege sind somit nicht mehr ausreichend. Stattdessen kommen standardisierte Formate wie das Zugferd- oder das XRechnung-Format zum Einsatz, die alle relevanten Rechnungsdaten maschinenlesbar enthalten. Dies ermöglicht, dass die Daten direkt in ERP- oder Buchhaltungssysteme importiert und dort weiterverarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung tritt schrittweise in Kraft und beginnt zunächst für Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Später soll die Verpflichtung auch auf den B2B-Bereich (Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen) ausgeweitet werden, was Unternehmen dazu veranlasst, ihre Prozesse entsprechend anzupassen.
Welche Formate sind in Zukunft gültig?
Unterstützt werden verschiedene Formate, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und eine strukturierte elektronische Verarbeitung ermöglichen. Dazu zählen vor allem die X-Rechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen weit verbreitet ist, sowie das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der MINIMUM- und BASIC-WL-Profile), das eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei bietet. Auch europäische Formate wie das französische Factur-X, welches dem ZUGFeRD-Standard entspricht, und das Peppol-BIS Billing Format sind zugelassen. Darüber hinaus sind EDI-Formate erlaubt, sofern die inhaltlichen Anforderungen erfüllt werden und die Daten vollständig in ein normgerechtes Format übertragen werden können. Die Regelung ist technologieoffen gestaltet, sodass auch künftig entwickelte Formate verwendet werden dürfen, solange sie die rechtlichen Vorgaben erfüllen.
Nur Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, werden als elektronische Rechnungen anerkannt. Damit fallen einfache, nicht strukturierte PDF-Dokumente sowie andere Formate, die keine elektronische Verarbeitung ermöglichen, unter den Begriff „sonstige Rechnungen“ und erfüllen nicht die neuen gesetzlichen Anforderungen.
Was ist bis wann noch gültig?
Was gilt für den Rechnungsempfänger
Ab dem 1. Januar 2025 muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen im neuen strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten, sofern er als Unternehmer im Inland ansässig ist. Das bedeutet, dass er die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Archivierung solcher Rechnungen schaffen muss, unabhängig davon, ob der Rechnungsaussteller bereits den neuen Vorgaben entspricht oder die Übergangsregelungen nutzt. Die Zustimmung des Empfängers ist nur noch erforderlich, wenn der Rechnungssteller von den neuen Vorgaben abweicht, etwa indem er nicht-konforme elektronische Formate oder Papierrechnungen verwendet. Diese Pflicht betrifft auch Unternehmen, die steuerfreie Leistungen erbringen, wie z. B. Vermieter oder Ärzte, sowie Betreiber von Photovoltaikanlagen. Für den Rechnungsempfang ist ein E-Mail-Postfach ausreichend, doch für den später geplanten Übergang zu einem Meldesystem könnten auch E-Rechnungsplattformen relevant werden.
Für den Rechnungssteller
Übergangsfrist bis Ende 2026
Für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 zwischen Unternehmen (B2B) ausgeführt werden, dürfen weiterhin herkömmliche Papierrechnungen und elektronische Rechnungen genutzt werden, die nicht den neuen, strukturierten Formatvorgaben entsprechen. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger mit dem Erhalt dieser Formate einverstanden ist. Dadurch haben Unternehmen Zeit, ihre Rechnungsstellung schrittweise auf das strukturierte elektronische Format umzustellen, ohne sofort sämtliche Rechnungsprozesse ändern zu müssen. Diese Übergangsfrist erlaubt ihnen, die Umstellung sorgfältig zu planen und technische Anpassungen vorzunehmen.
Übergangsfrist bis Ende 2027
Für das Jahr 2027 gilt eine weitere Übergangsregelung mit zusätzlichen Einschränkungen. In diesem Jahr dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR weiterhin Papierrechnungen und nicht-normgerechte elektronische Rechnungen an B2B-Kunden übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Diese Regelung ermöglicht kleineren Unternehmen eine verlängerte Übergangsfrist, um die technischen Anforderungen an die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Unternehmen, die über dieser Umsatzgrenze liegen, dürfen zwar ebenfalls Übergangsregelungen nutzen, aber nur, wenn sie das EDI-Verfahren einsetzen, auch wenn die Formate des Verfahrens nicht vollständig der EU-Norm entsprechen.
Pflicht zur vollständigen Umsetzung ab 2028
Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsfrist, und alle Unternehmen sind dann verpflichtet, ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen im vorgegebenen Format zu verwenden, das den EU-Normen entspricht. Diese endgültige Umstellung umfasst sämtliche steuerpflichtigen Unternehmen im Inland, unabhängig von ihrer Größe oder dem Umfang ihrer steuerpflichtigen Umsätze. Von diesem Zeitpunkt an ist die Nutzung von Papierrechnungen und unstrukturierten PDF-Rechnungen nicht mehr zulässig. Die Verpflichtung zur normgerechten elektronischen Rechnungsstellung schafft die Voraussetzungen für ein Meldesystem zur Transaktionskontrolle und für die von der EU geplanten Maßnahmen zur digitalen Umsatzsteuererhebung (ViDA).