Die Gelangensbestätigung 
und ihre Alternativen

Gelangesbestätigung und der § 17a UStDV

Der Begriff Gelangesbestätigung wirft beim ersten Kontakt häufig viele Fragen auf.

Was ist die Gelangensbestätigung?

Der Begriff entstammt dem Umsatzsteuerrecht und ist festgehalten im § 17a UStDV. Werden im B2B-Handel Waren in das EU-Ausland verbracht, sogenannte innergemeinschaftliche Lieferungen, sind diese Umsatzsteuerbefreit. Um Betrugsmöglichkeiten zu unterbinden verpflichtet der Gesetzgeber Gewerbetreibende nachzuweisen, dass die Ware tatsächlich zum Kunden gelangt ist.

Die schriftliche Bestätigung des Kunden darüber ist die Gelangensbestätigung.

Bin ich zum Nachweis der Gelangensbestätigung verpflichtet?

Haben Sie innergemeinschaftliche Lieferungen an gewerblichen Kunden im EU-Ausland lautet die Antwort in der Regel "Ja". Dies kann auch bei temporären Geschäften wie Austausch- und Vorführgeräten der Fall sein.

Im reinen B2C Geschäft hingegen spielt die Regelung keine Rolle.

Muss ich jeden Kunden wegen der Gelangensbestätigung anschreiben?

Ursprünglich war nur die reine Gelangensbestätigung vorgesehen. Es hat sich aber schon im Vorfeld gezeigt, dass dies nicht umsetzbar ist und Alternativen notwendig sind. Der Gesetzgeber hat hierfür eine Vielzahl von Nachweismöglichkeiten von innergemeinschaftlichen Lieferungen eingeräumt. Auf den ersten Blick scheinen diese die Aufgabe zu vereinfachen.

Die weitreichenden Freiheiten haben aber zu Unklarheiten gesorgt. Auch müssen diese alternativen Nachweise den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entsprechen.

Was passiert, wenn Gelangensbestätigungen oder alternative Nachweise fehlen?

Das Problematische an der Regelung ist die zeitverzögerte Auswirkung. Da häufig erst bei Prüfungen durch das Finanzamt das Fehlen von Nachweisen erkannt wird können Jahre ins Land gehen, bis Sie sich der Gefahren bewusst werden.

Es besteht das Risiko, die Umsatzsteuerbefreiung für Ihre innergemeinschaftliche Lieferungen zu verlieren. Dadurch sind Sie verpflichtet die Umsatzsteuer auf Jahre rückwirkend abzuführen.

Ein Fehlen von Nachweisen kann im schlimmsten Fall zum Vorwurf des Umsatzsteuerbetrugs führen und somit strafrechtlich relevant werden.

Wie lange muss ich die Gelangensbestätigung aufbewahren?

Da die Gelangensbestätigung den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entsprechen muss gilt die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Kann ich die Nachweise auch rückwirkend anfordern?

Die meisten Spediteure und Paketdienstleister bewahren den Nachweis nur zeitlich begrenzt auf. Ist diese Frist verstrichen bleibt nur das aufwendige Anschreiben der Kunden. Ob diese den Erhalt der Ware bestätigen, insbesondere Rückwirkend, ist aber nicht gesichert.

Die Nachweismöglichkeiten

Für den Fall einer innergemeinschaftlichen Lieferung könnte folgende Fragen hilfreich sein:

decision tree for documentation requirements

Die wichtigsten Nachweisarten

Die folgenden Nachweisarten werden unsere Erfahrung nach am meisten genutzt. Weiterer Möglichkeiten fallen in der Praxis aufgrund mangelnder Rechtssicherheit meist aus.


Sendungslebenslauf
+ Auftrag
Spediteurs-
bescheinigung
Gelangens-
bestätigung
Gesetz§ 17a UStDV
§6a.5 UStAE Abs. 5
§ 17a UStDV
§6a.5 UStAE Abs. 3
§ 17a UStDV
§6a.4 UStAE Abs. 1
WasSendungslebenslauf und Vertrag über Paketransportdienstleistungen.Bescheinigung des Spediteurs, dass die Sendung am Zielort angelangt ist.Bestätigung des Verbringens der Ware ins europäische Ausland durch den Käufer.
WieDies ist die mit Abstand sicherste Methode, den Nachweispflichten nachzukommen. Hier reicht die einfache Angabe der jeweiligen Rechnungsnummer, sollte dort ein Rückbezug vorhanden sein.Diese Nachweisart bietet rechtliche Fallstricke: Hier müssen ebenfalls geeignete und eindeutige Referenzen im Versandauftrag mit angegeben werden. So ist die Angabe der Menge, der handelsüblichen Bezeichung, des Zielortes, des Empfängers und des Lieferortes entscheidend.Der Beleg mit dem größten Risiko: Bestätigt der Käufer den Erhalt oder ist nachweisbar, dass diese Bestätigung unzweifelhaft vom Käufer stammt? Mahnungen, Prüfungen und die manuelle Verarbeitung birgen einen enorm hohen Verwaltungsaufwand.